ABBAC richiama l’attenzione dei gestori di strutture ricettive, B&B, affittacamere, case vacanza e delle altre attività soggette agli obblighi di comunicazione degli ospiti attraverso il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato.
Dopo la trasmissione telematica delle schedine, infatti, è fondamentale non limitarsi al solo invio: occorre anche scaricare e conservare la relativa ricevuta digitale, che costituisce la prova dell’avvenuta comunicazione.
La ricevuta non è necessariamente disponibile immediatamente dopo l’invio. Le indicazioni della Polizia di Stato precisano che viene normalmente emessa il giorno successivo alla trasmissione; per questo ABBAC consiglia di verificare nuovamente il portale dopo alcune ore o il giorno seguente. Polizia di Stato
COME SCARICARE LA RICEVUTA
Dopo aver effettuato l’accesso ad Alloggiati Web:
1. entrare nella sezione “Ricevute”;
2. individuare la data relativa alla trasmissione effettuata;
3. verificare il numero delle schedine trasmesse e il relativo protocollo;
4. cliccare sull’apposito pulsante di download;
5. salvare sul proprio computer il file della ricevuta, che viene generato in formato PDF. Alloggiati Web
Prima ancora della disponibilità della ricevuta è opportuno controllare, nella giornata dell’invio, la funzione “Analisi invii”, così da accertare che le schedine siano state correttamente trasmesse. La stessa FAQ ufficiale precisa che l’assenza della ricevuta può indicare che, per quella data, non risultano schedine correttamente inviate.
ATTENZIONE: SUL PORTALE RESTANO SOLO 30 GIORNI
Le ricevute restano disponibili sul portale Alloggiati Web per un massimo di 30 giorni dall’emissione. Trascorso tale periodo non sono più normalmente scaricabili dall’area riservata. Alloggiati Web
Per questo ABBAC raccomanda agli operatori di scaricarle non appena risultano disponibili, evitando di rinviare l’operazione.
CONSERVAZIONE OBBLIGATORIA PER 5 ANNI
La ricevuta dell’avvenuta comunicazione deve essere conservata per cinque anni. La previsione è espressamente contenuta anche nel D.M. Interno 16 settembre 2021, che stabilisce la conservazione della ricevuta per tale durata. Polizia di Stato
Il consiglio operativo di ABBAC è quello di creare sul computer una cartella dedicata, ad esempio:
ALLOGGIATI WEB → RICEVUTE → 2026 → MESE
e, possibilmente, conservarne anche una seconda copia su un drive/cloud o altro supporto digitale, in modo da ridurre il rischio di perdita dei documenti. Le indicazioni della Polizia di Stato raccomandano infatti anche l’utilizzo di supporti multipli. Polizia di Stato
ABBAC invita quindi tutti i gestori a inserire il controllo e il download delle ricevute tra le procedure ordinarie di gestione della struttura.