Credi che basta inserire i dati nella schedina alloggiatiweb per concludere l’iter? Quando parliamo di schedine alloggiati, dobbiamo considerare anche quello che accade dopo l’invio dei dati sugli ospiti al Portale Alloggiati della Polizia di Stato. https://alloggiatiweb.poliziadistato.it
Perché? I file che attestano il corretto invio delle informazioni identificative dei turisti alla questura competente fungono da ricevute. E vanno conservati per 5 anni. Generalmente li troviamo disponibili su Alloggiati Web dopo 24 ore dall’invio. Questo obbligo riguarda tutti gli operatori del settore, dagli albergatori agli affittacamere, passando per i gestori di case e appartamenti destinati alle vacanze, Bed & Breakfast e campeggi. Compresi i property manager che si occupano esclusivamente di affitti brevi.
Come funziona oggi
Sul Portale Alloggiati abbiamo a disposizione, direttamente online, le ricevute di tutti gli invii delle schedine alloggiati effettuati negli ultimi 30 giorni. Con il passare del tempo le più vecchie vengono cancellate automaticamente dal sistema. Pertanto dobbiamo sempre ricordarci di scaricare le ricevute con regolarità. Se non tutti i giorni almeno una volta a settimana.
La cosa migliore da fare, dopo aver scaricato i file, è quella di conservali non solo sul proprio PC ma su più supporti, come hard disk esterni e chiavette USB. Sappiamo bene che, anche se siamo abbastanza bravi ed eseguiamo regolarmente un backup dei dispositivi che usiamo per lavoro, il rischio di perdere i file esiste sempre. Ecco perché è indispensabile salvare le ricevute in più copie. Inoltre è importante che lo strumento dove le conserviamo sia sicuro, a prova di hacker e protetto da una password. Meglio evitare lo smartphone, che può essere facilmente perso o rubato.
Un promemoria è sempre utile
Quando si ha a che fare con la burocrazia e la Legge è fondamentale avere ben chiari tutti i passaggi da fare per evitare sanzioni e responsabilità penali. Property manager, proprietari di bed & breakfast, gestori di case vacanze eccetera devono effettuare tempestivamente il check-in degli ospiti e inviare i loro dati identificativi al Portale Alloggiati. Riassumiamo tutti i passaggi.
- Abbiamo già richiesto e ottenuto l’accredito al Portale Alloggiati? Possiamo usarlo in qualunque momento (malfunzionamenti a parte) usando le nostre credenziali, collegandoci a questo sito
- Possiamo ospitare solo chi ha con sé un documento identificativo
- Trascriviamo tutte le informazioni sulle persone arrivate nella nostra struttura facendo attenzione a non commettere errori
- Dobbiamo trasmettere i dati di tutti gli ospiti entro 24 ore. Nel caso di soggiorni più brevi, check-in e invio delle schedine alloggiati vanno effettuati subito
- Pensiamo di semplificarci la vita fotografando con la fotocamera del telefono i documenti degli ospiti? Magari abbiamo l’abitudine di compilare i campi delle schedine alloggiati con calma, in un secondo momento. Ricordiamoci che stiamo violando il GDPR https://protezionedatipersonali.it/regolamento-generale-protezione-dati
- Quando l’invio delle schedine alloggiati è andato a buon fine segniamoci da qualche parte le informazioni relative ai check-in effettuati. Ci serviranno per comunicare i dati Istat sulle presenze turistiche. Serviranno anche informazioni aggiuntive, come la lunghezza del soggiorno
- Periodicamente scarichiamo le ricevute di invio delle schedine alloggiati
- Conserviamo le ricevute su più dispositivi, al sicuro, per cinque anni
Ulteriori risposte alle tue domande su alloggiatiweb le trovi a questo link https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/FAQ.aspx
