Tra gli obblighi di ogni gestore di qualsivoglia struttura ricettiva ( bed and breakfast, affittacamere, case vacanze, agriturismo, ostelli, locazione breve ecc) c’è la denuncia delle persone alloggiate che ai sensi dell Con il D.M. 7 gennaio 2013 impone che tale adempimento sia obbligatoriamente fatto solo con il sistema informatico “Alloggiati Web”, quale
unico mezzo di trasmissione alle Questure dei dati relativi agli alloggiati che non potranno,
pertanto, essere consegnati in forma cartacea, o in altra forma, né alla Questura, né ad altri enti (vd. Comune) o Forze di Polizia. Inoltre i gestori delle strutture ricettive possono dare alloggio esclusivamente a persone munite della carta d’identità o di altro documento idoneo ad attestarne l’identità secondo le norme vigenti. Sono obbligati ad inviare i dati delle persone alloggiate nei tempi e nelle forme disposte dal D.M. 7 gennaio 2013 (entro 24 ore dall’arrivo o immediatamente per soggiorni inferiori alle 24 ore). Con l’introduzione del D.L. 14 giugno 2019, n. 53, cosiddetto “Decreto sicurezza bis”, ha modificato l’art. 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza, stabilendo che le strutture ricettive devono comunicare alle questure territorialmente competenti le generalità delle persone alloggiate entro le ventiquattrore successive all’arrivo, e con immediatezza nel caso di soggiorni non superiori alle ventiquattro ore. Capita sovente che molti gestori ci contattino perchè non riescono più ad accedere al portale alloggiatiweb, direttamente o mediante il portale comunale, che spesso utilizza un software gestionale per adempiere a più prescrizioni. Vi indichiamo di seguito le situazioni più comuni.
IL CERTIFICATO È SCADUTO O STA PER SCADERE. COME SI
PROCEDE PER RINNOVARLO?
Il certificato digitale ha la durata di due anni. Da dieci giorni prima dalla scadenza si può procedere
al rinnovo. Occorre preliminarmente rimuovere il certificato presente sul pc e successivamente
scaricare ed installare il nuovo certificato, seguendo le istruzioni presenti nella sezione Supporto
Tecnico del portale.
È POSSIBILE INSTALLARE IL CERTIFICATO SU PIÙ PC?
SI. Il sistema permette di scaricare il certificato su più pc.
SI POSSONO INSTALLARE PIÙ CERTIFICATI SULLO STESSO PC?
Si. In tal caso occorre prestare attenzione al momento dell’inserimento delle credenziali affinché
corrispondano alla struttura sulla quale deve essere fatta la registrazione degli ospiti. Per passare
alla gestione di un’altra struttura è necessario chiudere il browser e riaccedere con altre credenziali.
COSA FARE NEL CASO DI PC FORMATTATO?
Nel caso di pc formattato si deve procedere nuovamente all’installazione del certificato utilizzando
le credenziali di cui si è in possesso, se ancora valide.
PERCHÈ IL SISTEMA SEGNALA “ERRORE CERTIFICATO”?
I casi più frequenti in cui si verifica un errore relativo al certificato sono dovuti all’uso di un
browser diverso da quelli previsti (Internet Explorer e Mozilla Firefox), a ripetuti tentativi di
download o all’antivirus che blocca l’installazione del certificato. Nei primi due casi occorre
rimuovere i certificati o files scaricati e ripetere la procedura. Qualora l’errore fosse dovuto
all’antivirus è sufficiente escludere l’antivirus stesso giusto il tempo di scaricare il certificato e
riattivarlo subito dopo.
PER QUANTO TEMPO DEVONO ESSERE CONSERVATE LE RICEVUTE
DELL’INVIO DELLE SCHEDINE?
Le ricevute delle schedine correttamente inviate attraverso il portale Alloggiati Web devono essere
conservate per cinque anni.
Dal giorno successivo all’invio dei dati sono disponibili, nell’apposita sezione del portale (Menù –
Gestione Ricevute) le ricevute da scaricare (contenenti solo dati numerici), che rimangono in linea
per trenta giorni.
QUALI SONO LE SANZIONI PREVISTE IN CASO DI VIOLAZIONE
DELL’OBBLIGO DI COMUNICAZIONE DI CUI ALL’ART. 109
T.U.L.P.S.?
La sanzione prevista per la violazione dell’art. 109 T.U.L.P.S. è indicata nell’art. 17 dello stesso
Testo Unico: arresto fino a tre mesi o ammenda fino a € 206,00.
QUALI DATI DEVONO ESSERE COMUNICATI?
Entro le 24 ore successive all’arrivo o all’arrivo stesso, per soggiorni inferiori alle 24 ore, i gestori
delle strutture devono comunicare alla Questura, attraverso il portale Alloggiati Web
https://alloggiatiweb.poliziadistato.it, i seguenti dati:
1. data di arrivo
2. numero di giorni di permanenza
3. cognome
4. nome
5. sesso
6. data di nascita
7. luogo di nascita
8. cittadinanza
9. tipo, numero e luogo di rilascio del documento di identificazione.
Attenzione! (nel caso di ospiti stranieri inserire lo Stato nei campi Luogo di nascita – Cittadinanza
e Luogo Rilascio Documento).
È POSSIBILE VERIFICARE SE L’INVIO DELLE SCHEDINE È ANDATO
A BUON FINE?
SI, lo stesso giorno dell’invio dal Menù – Analisi invii è possibile visualizzare i dati inviati e
verificarne la correttezza.
COSA FARE SE IL SISTEMA “ALLOGGIATI WEB” NON FUNZIONA O
IL PC E’ IN AVARIA?
Solo nei casi in cui sussistano problematiche di natura tecnica al Portale Alloggiati Web, che
impediscano la trasmissione secondo le modalità previste dagli artt. 2 e 3 del D.M. 07/01/2013, la
comunicazione delle generalità dei soggetti alloggiati può essere effettuata a mezzo posta
elettronica certificata all’Ufficio di P.S. competente (vd. Allegato “A” – competenza territoriale). Il
file dovrà essere in formato “PDF” e nel testo del messaggio dovrà essere giustificato il motivo
dell’invio via mail (es. “problemi tecnici dovuti a…..”, “In attesa di credenziali” ecc.).
La mail dovrà avere come oggetto: PRESENZE DEL GIORNO (giorno/mese/anno), NOME DELLA
STRUTTURA RICETTIVA e UTENZA DI ACCESSO (es. Presenze del giorno STRUTTURA
– CODICE ), e dovrà contenere l’elenco dei dati dei soggetti come richiesti dal sistema
e come specificato nella precedente f.a.q.
IN CASO DI ERRORE NELLA COMPILAZIONE DELLE SCHEDINE è
POSSIBILE MODIFICARE I DATI INSERITI?
Il Sistema non consente all’utente di intervenire sui dati già trasmessi alla Questura, quindi, in caso
di errata compilazione della schedina (es. errori di digitazione), l’unica possibilità è la
ritrasmissione della stessa con i dati corretti.
COSA FARE NEL CASO DI VARIAZIONI DEL PERIODO DI
PERMANENZA DEGLI OSPITI?
Il periodo di permanenza è quello dichiarato dall’ospite al momento dell’arrivo. Tale dato potrebbe
subire successive variazioni. Nel caso di partenza anticipata non è possibile comunicare la
variazione nel Sistema mentre nel caso di partenza posticipata si potrà effettuare un nuovo
inserimento.
